Ilment huwa definit bħala l-ilment formali bil-miktub Jiddependu fuq il-politiki u l-proċeduri fl-organizzazzjoni in kwistjoni Jiksbu l-formoli neċessarji mill-dipartiment tar-riżorsi umani jew il-rappreżentant maħturL-informazzjoni li ġejja hija meħtieġa b'mod komuni: persuna oħra, jew il-jiddelega jistgħu jirrappreżentaw inti matul il-proċedimenti. L-isem tal-persuna, l-titolu, ir-relazzjoni li hi għandha mal inti u l-firma tiegħek se jkunu meħtieġa. Xi organi jeħtieġu l-folja ta'informazzjoni qabel il-każ, jistgħu jiġu kkunsidrati. L-folja ta'informazzjoni għandha tinkludi: dak li huwa l-ksur allegat - trattament inġust, il-kwistjonijiet li tinvolvi l-gvern, l-ksur tar-regoli u r-regolamenti, jew passat, ta'ksur ta'kuntratt, l-kwistjonijiet ta'ġestjoni jew il-politiki attwali. Xi kultant, se jkun meħtieġ li jinvolvu lill-partijiet terzi l-proċedura ta'l-ilment. Fil-medjatur huwa newtrali persuna jew indipendenti li huwa mitlub biex issib kompromess. Id-deċiżjoni finali ta'l-ombudsman hija legalment vinkolanti.
